关于示范数字档案室建设实践报告
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2024-06-14
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关于示范数字档案室建设实践报告
XX 大学于 XXXX 年启动数字档案室建设，开始馆藏档
案数字化和增量档案数字化加工工作。XXXX 年学校获批为
全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有
XX 家单位，其中高等院校 X所），XXXX 年通过试点验收
获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工作和
档案利用方式的转型升级。
1.全国示范数字档案室建设的一般框架
在建设数字档案室的实践过程中，XX 轻工业大学档案
馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息
化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案
的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程
的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。
搭建信息管理平台。在全国示范数字档案室创建工作
中，顺应 XX 省“最多跑一次”改革的大趋势，着力打造了
一个存量数字化和增量电子化，利用网络化创新档案信息
化的信息管理平台。
（1）优化了档案信息数据包的管理模式。档案室构建
了以档案馆数字（电子）档案信息资源核心总库管理系
统，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管等过程，最
终优化了可靠性数据包管理流程，提高了档案管理的服务
质量及运行效率。
（2）优化了数字档案资源存储管理。档案室全面使用
可信时间戳、数据保全、OFD 格式转换等现代化信息技
术，将所有应用数据转换为长期保存格式，形成数据包，
有效解决了数字档案资源的安全保存的难题。
（3）实现了档案数据在线存储、近线存储和离线存储
有机统一。档案室通过“磁带离线检测系统”对脱机备份
的档案数据定期开展检测，提升了学校档案数据存储的安
全性及可靠性。
（4）提高了档案管理效率。为了适应未来发展需
求，XX 轻工业大学长期结合传统整理归档存在的不足，建
立了档案一体化管理系统，管理系统共由九大模块组成，
实现了档案资源的一体化管控、数字化管理。
面向目标需求，进行顶层设计。在数字档案室服务功
能的拓展和优化方面，以用户需求为导向，着力建设一个
需求导向、利用为先的数字档案室。
目前，档案馆建立了覆盖学校档案 14 个一级门类的数
字档案资源体系，为档案资料的抢救保护、高效查询利用
提供了数据资源基础。
在吸收其他高校数字档案室成功经验基础上，结合 XX
轻工业大学实际情况，档案馆在虚拟档案库房上架管理、
档案利用、档案鉴定、档案销毁等方面取得实质性突破，
在查档服务功能方面，实现了从线下到线上、从快速到秒
速。
前置标准规范，健全规章制度。标准规范建设是数字
档案室建设的重要基础与前提条件，为此，档案资源管理
既要重视“量”增多，也要重视“质”提升。
（1）结合学校档案工作实际，XX
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关于示范数字档案室建设实践报告XX大学于XXXX年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字化和增量档案数字化加工工作。XXXX年学校获批为全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有XX家单位，其中高等院校X所），XXXX年通过试点验收获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。1.全国示范数字档案室建设的一般框架在建设数字档案室的实践过程中，XX轻工业大学档案馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。搭建信息管...
