浅谈公文格式规范
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2024-06-06
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浅谈公文格式规范
党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证
公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征
的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺
乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内
容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对
公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基
层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格
式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文
办理效率和质量。
一、规范公文格式，有利于发挥公文效用
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发
文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署
名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日
期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，
保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效
用。
1.
关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公文必须
经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责
人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓
名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和
要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必
须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。之所以规定“上
行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责
者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同
时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国
行政首长负责制的需要。
2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度
分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密
公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两
个基本原则：一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简
单地把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定
公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密
知悉范围尽量限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人
员；不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限
定到具体人员。当然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下
级对上级行文不宜规定传达范围。
3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中
的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体
现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重
要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效
的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作
用却很大。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。
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浅谈公文格式规范党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。一、规范公文格式，有利于发挥公文效用《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文一般由份号、密...
